Arsip Non Permanen Pemilu 2010 Ke Bawah Segera Dimusnahkan
Arsip Pemilu dan Pilkada Tahun 2010 kebawah akan segera dimusnahkan dengan berpedoman pada PP Nomor 28 Tahun 2011, sedangkan arsip-arsip permanen akan diserahkan kepada badan arsip daerah sesuai tingkatan. Namun sering terjadi kendala arsip daerah tidak punya tempat untuk menampung arsip yang diciptakan KPU. Hal tersebut muncul pada saat rapat koordinasi tentang kearsipan yang dilaksanakan di ruang rapat KPU pada Hari Selasa, 3 Mei 2016. Dalam rapat yang atas seijin Ketua KPU Provisi Bali dipimpin oleh Ketua Divisi Logistik Dr. I Wayan Jondra didampingi oleh Dra. Kadek Wirati, MH, dan Ni Putu Winariati, S.P. tercetus berbagai permasalahan pengelolaan arsip menyangkut Dana, Orang, Alat dan Tempat.
Rapat yang dihadiri oleh Komisioner KPU Provinsi Bali beserta pejabat di lingkungan KPU Provinsi Bali, Ketua Divisi Logistik KPU Kabupaten/Kota didampingi Sekretaris dan Kasubbag Umum berjalan cukup hangat. Sebagian KPU Kabupaten seperti Kabupaten Bangli dan Kabupaten Badung telah melakukan pengelolaan arsip yang telah habis JRA (Jadwal Retensi Arsipnya). Sedangkan Kabupaten/Kota yang lain masih menumpuk arsipnya di gudang masing-masing. Saat ini terjadi sebuah kondisi kewalahan gudang di masing-masing Kabupaten/Kota karena ketiadaan gudang dan biaya sewa gudangpun tidak ada.
Ketersediaan sumber daya manusia fungsional pengelola arsip juga belom ada. Hal ini menjadi kendala bagi KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk mengelola arsipnya sesuai amanah peraturan perundang-undangan yang berlaku, seperti yang diungkapkan oleh Sekretaris KPU Kabupaten Karangasem. Menanggapi hal ini Sekretaris KPU Provinsi Bali Putu Arya Gunawan S.H. berjanji segera akan melaksanakan pelatihan untuk fungsional Arsiparis.
Alat untuk menyimpan arsip pun masih terbatas. Sehingga disiasati dengan menumpuk box-box arsip yang akan menyulitkan pencarian arsip. Kalaupun ada anggaran pengadaan almari tempat/gudang tidak ada karena kantor yang sangat sempit demikian diungkapkan Sekretaris KPU Kabupaten Bangli Made Oka Purnama, STP, MM. Sehingaga KPU RI diharapkan kedepan agar mengalokasikan anggaran yang cukup untuk sewa gudang.
Pengelolaan kearsipan adalah kewajiban KPU. Namun yang menjadi kendala adalah output pengelolaan arsip tidak mampu diterima oleh arsip daerah karena keterbatasan tempat seperti yang disampaikan oleh Sekretaris KPU Denpasar dan tidak adanya jatah rak arsip karena sudah terbagi habis oleh SKPD seperti yang disampaikan oleh Sekretaris KPU Badung Wayan Warta.
Pada rapat tersebut Dr. Wayan Jondra menyampaikan beberapa solusi. Pengelolaan arsip hendaknya dilakukan secara profesional sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam proses penghapusan arsip hendaknya dilakukan dengan melibatkan stakeholder Pemilu. Jika arsip daerah tidak bersedia menerima arsip ciptaan KPU maka untuk sementara disimpan di KPU masing-masing dengan status titipan arsip daerah. Rapat ini dibuka dan ditutup oleh Ketua KPU Provinsi Bali Dewa Kade Wiarsa Raka Sandi, S.T.
